Napról-lapra: Időgazdálkodás 3.

Akarsz több időt magadnak? Akarj több időt magadnak! Csinálj több időt magadnak!

Manapság szinte minden embertől azt lehet hallani, hogy nincs ideje valamire.

Nincs elég idő a feladatokra.
Nincs elég idő a családra.
Nincs elég idő a gyerekre.
Nincs elég idő sportolásra.
És legfőképpen nincs elég ideje saját magára.

Nem kell részletesen kifejteni, hogy ez milyen eredményeket szül akár a családi életet, akár saját életvitelt vesszük számba.

A megoldás pedig rendelkezésre áll, csak egy kis odafigyelés és akarat szükséges. A megoldás neve: időgazdálkodás. Mottónk: az időgazdálkodás és a szervezett élet a kulcs a sikerhez!

Blog sorozatunk első részében a naptártípusokat vettük számba. Átbeszéltük azok előnyeit és jellemzőit. Az első rész itt olvasható:

http://naprol-lapra.blogspot.hu/2015/10/idogazdalkodas-i-time-management-i.html

A második részben az összesített naptárakról és a személyes információk oldalról szóltunk. A második rész itt olvasható:

http://naprol-lapra.blogspot.hu/2015/10/idogazdalkodas-ii-time-management-ii.html

A naptárak számos olyan funkciókkal is rendelkeznek, melyek segítségünkre lehetnek céljaink megvalósításában, a szervezett időgazdálkodás elérésében.

Információs oldalak (éves és havi tervezők, térképek, listák)

Naptáraink első része, az ún. információs oldalak blokk, kiemelt jelentőséggel bír. Számos kiadó a terjedelem szűkítésével próbál olcsóbb terméket előállítani és kihagyja ezeket az oldalakat a naptárakból. Véleményünk szerint ez nem jó irány és azt tapasztaljuk, hogy egyre többen látják ezen oldalak jelentőségét és döntéseik során figyelembe veszik ezt.

Az információs blokk tartalma:

Személyes információk

Összesített naptár tárgy és követő év
Éves tervező
Havi tervező
Magyarország és Budapest térkép
Névnapok listája
Nemzetközi ünnepek listája

1. Személyes információk
A személyes információk oldalakról előző blogunkban szóltunk.

2. Összesített naptárak
Az összesített naptárak használatáról előző blogunkban szóltunk.

3. Éves tervező
Az éves tervező naptár a hosszú távú tervezést segíti, valamint átfogó képet mutat az évről. Szabadságok, kiállítások, projektek tervezésénél vagy bármilyen időpont egyeztetés során hasznos.

Vegyünk néhány példát az éves tervező használatára:

Az éves tervezőbe számos állandó vagy változó időpontban felmerülő tevékenységet, határidőt, feladatot beírhatunk.

Például:

Mérőóra bejelentés: gáz, víz, áram óra-leolvasás, bejelentés időpontjai
Születésnapok, évfordulók: a család tagjainak évfordulói, állandó programok pl. nagyi névnapját mindig megünnepeljük.
Családi programok: számos családban léteznek fix családi programok, melyeket figyelembe kell venni más időpontok tervezése során.
Könyvelői feladatok: talán az egyik leghasznosabb terület a pénzügyi feladatok beírása. A feladatok általában fix időpontokhoz kötődnek és elmulasztásuk súlyosabb következményekkel jár. A bevallások vagy a tervszámok leadásának elmulasztását sem az adóhivatal, sem a tulajdonosok nem tolerálják.
Kertészkedéssel kapcsolatos teendők: ez is egy jól tervezhető és az időbefektetést nagyon megháláló terület. A kertészkedéssel kapcsolatos teendők „állandó” időpontokhoz köthetők (természetesen az időjárás beleszól) és elmulasztásuk esetén a folyamatok nem visszafordíthatóak. Például: a gyep tavaszi műtrágyázását nem végezhetjük el nyáron. Ha elfelejtjük, dédelgetett pázsitunk tönkremehet.
Projektek: a projektek határideje is kiválóan tervezhető.
Kollégák szabadsága: fontos információ lehet a feladatok delegálása esetén. Mindig tudnunk kell, kire számíthatunk egy feladat elvégzése során.
Kiállítások: a kiállítások időpontjai időben rendelkezésünkre állnak, így a hozzájuk kapcsolódó feladatok is tervezhetőek.

Kérjük, gondolja át, Ön milyen teendőket írna be az éves tervezőbe.

Tippek:

Csak olyan határidőnaplót vásároljunk, amelyben van éves tervező.
Naptárunkat időben, lehetőség szerint előző év szeptember –október hónapban szerezzük be. Ekkor még bővebb kínálatból választhatunk, így a nekünk kedves színű és borítójú naptárt használhatjuk egy éven át, valamint…
… az időben beszerzett naptárba már az ősszel beírhatjuk a jövő évi időpontokat, hiszen az információk ebben az időszakban is rendelkezésünkre állnak, illetve ekkor jutnak el hozzánk. Pl: a kollégák ekkor tervezik a síelést, a tulajdonos ekkor tájékoztat a tervszámok leadásának időpontjáról. Tehát: érdemes az éves tervezőt időben (az előző év végén , de legkésőbb év elején) kitölteni.
Keressünk egy nyugalmas órát, amikor ezt elvégezzük. Iktassunk ki minden zavaró tényezőt, hogy kellő módon összpontosíthassunk a feladatra.
Az időpontok beírásához az előző évi naptárunkat, az internetet, szállítói információkat, adó naptárakat is segítségül hívhatjuk.
Javasoljuk a témákat eltérő színnel írni, hiszen a színeknek nagy jelentősége van a könnyebb áttekinthetőségben.
A fix (minden hónapban azonos időpontban jelentkező) feladatok dátumát külön jelöljük. Például: ÁFA bevallás – 20.-a. Karikázzuk be a 20.-át az éves tervezőben.
Az éves tervezőbe beírt időpontokhoz nyissunk Tennivalók listát és a kapcsolódó feladatokat ebbe írjuk be. Filofax használata esetén a To Do lista rendelkezésünkre áll.

http://www.myfilofax.hu/termekek/filofax/potlap/tennivalok

http://www.gyuruskalendarium.hu/termekek/filofax/gyurus-kalendarium-potlapok/tennivalok

Határidőnaplók esetében a jegyzetoldalakat vagy a határidő napjának naptároldalait használhatjuk.

Az éves tervező naptárba beírt időpontokat időről időre vezessük át a naptároldalakra. Ez időbe kerül, de ez a befektetés valóban megtérül, hiszen ilyenkor a korábban egyeztetett eseményeket még egyszer átgondoljuk, felülvizsgáljuk és minden alkalommal egy kicsit felkészülünk rá. Keressünk egy nyugalmas órát, amikor ezt elvégezzük. Iktassunk ki minden zavaró tényezőt, hogy kellő módon összpontosíthassunk a feladatra.

Bár hitünk szerint egy helyen kell tárolni az összes feladatot, határidőt, időpontot, mégis megfontolandó egy-egy témához külön naptárt használni. Számos felhasználó számolt be közösségi oldalakon a „tematikus” naptárhasználat előnyeiről. Azt gondoljuk, hogy ez egyénfüggő és még magasabb szintű időgazdálkodást feltételez, de zavaró is lehet, hiszen nem látjuk az időpontokat egy helyen. Véleményünk szerint azokat a területeket lehet külön naptárba írni, melyek jól elkülönülnek, a feladatokat külön időintervallumban – erre a területre szánt külön időben, pl. hétvégén –végezzük. Ilyen lehet a kertészkedéssel, sporttal kapcsolatos feladatok, időpontok nyilvántartása. Külön naptár használata esetén javasoljuk eltérő színű borítóval készült termékek beszerzését. Pl. „standard” naptárunk színe bordó, a kertészkedéssel kapcsolatos naptárunk színe zöld.

Filofax éves tervezők

A Filofax széles választékban kínál éves tervezőket. Adott évben a tárgy évi (2015), a jövő évi (2016) és az azt követő évre (2017) szóló éves tervezőt is megvásárolhatja két elrendezésben: horizontális (vízszintes) és vertikális (függőleges).