Időgazdálkodás II. / Time-management II.

Akarsz több időt magadnak? Akarj több időt magadnak! Csinálj több időt magadnak!

Manapság szinte minden embertől azt lehet hallani, hogy nincs ideje valamire.

•          Nincs elég idő a feladatokra.
•          Nincs elég idő a családra.
•          Nincs elég idő a gyerekre.
•          Nincs elég idő sportolásra.
•          És legfőképpen nincs elég ideje saját magára.

Mi is írtunk már erről blogunkban.

Nem kell részletesen kifejteni, hogy ez milyen eredményeket szül akár a családi életet, akár saját életvitelt vesszük számba.

A megoldás pedig rendelkezésre áll, csak egy kis odafigyelés és akarat szükséges. A megoldás neve: időgazdálkodás. Mottónk: az időgazdálkodás és a szervezett élet a kulcs a sikerhez!

Blog sorozatunk első részében a naptártípusokat vettük számba. Átbeszéltük azok előnyeit és jellemzőit. Az első rész itt olvasható.

A naptárak, a naptár rész mellett, számos olyan funkciókkal is rendelkeznek, melyek segítségünkre lehetnek céljaink megvalósításában, a szervezett időgazdálkodás elérésében.

Személyes adatok

A naptárak első oldalára a személyes adatokat jegyezhetjük fel. Manapság időről időre meg kell adnunk igazolványaink számát és egyéb személyes adatainkat, melyek az oldalra lejegyezhetőek, így mindig kéznél vannak, nincs szükség az igazolványok keresgélésére. Az ún. ICE (Baleset esetén értesítendő) és a közérdekű telefonszámok is helyet kaptak.

Kis apróság, mégis nagyon hasznos lehet a személyes információk oldalon található vonalzó.

A személyes adatok oldalon nevünket és egyéb elérhetőségeinket is megadhatjuk. Bár a kiadó is óvatosságra int a személyes adatok megadásakor, a naptár esetleges elvesztése során ez nagy segítség lehet, hiszen a becsületes megtaláló ezek alapján tud értesíteni bennünket.

Tipp: ajánljunk fel jutalmat a megtalálónak ezen az oldalon, így biztosak lehetünk abban, hogy féltett naptárunk visszakerül hozzánk.

Filofax vásárlása esetén a Filofax megoldja ezt helyettünk. Minden Filofaxot regisztrálni tudunk a Filofax weboldalán. A becsületes megtaláló a regisztrációs szám alapján értesítheti a Filofax vállalatot a megtalált Filofaxról. A cég a termék jogos tulajdonosához történő visszaszállításáról és a megtaláló megjutalmazásáról is gondoskodik.

Összesített naptárak

Az összesített naptárak a hosszú távú tervezést segítik, valamint átfogó képet mutatnak az évről. Szabadságok, kiállítások, projektek tervezésénél vagy bármilyen időpont egyeztetés során hasznos. Naptárainkban a tárgy és következő évi összesített naptár is megtalálható, így akár két évre előre is tervezhetünk. Érdemes a foglalt időpontokat bekarikázással vagy egyéb jelöléssel kiemelni, annak érdekében, hogy a következő időpont egyeztetés során a foglaltságot figyelembe vegyük (lásd: alábbi kép).

Az összesített naptárba beírt időpontokat időről időre vezessük át a naptároldalakra. Ez időbe kerül, de ez a befektetés valóban megtérül, hiszen ilyenkor a korábban egyeztetett eseményeket még egyszer átgondoljuk, felülvizsgáljuk és minden alkalommal egy kicsit felkészülünk rájuk.

Példa: márciusban megtervezzük szabadságunk időpontját. Az összesített naptárban jelöljük a július 7-20-ig tartó két hetet. A következő időpont egyeztetés során már tudjuk, hogy erre az időszakra ne tervezzünk más programot. Az időpont véglegessé válásakor a szabadságot beírjuk a naptár oldalakra. Biztosak lehetünk abban, hogy ekkor számos új gondolat fog eszünkbe jutni: meg kell erősíteni a szállásfoglalást, be kell szereznünk egy új gumimatracot, a nagyszülőket is értesítenünk kell, meg kell szerveznünk a virágok locsolását, stb. A teendőkhöz időpontos is társulni fognak (pl. a szállást áprilisban kell véglegesíteni, míg a virág locsolást elég a szabadság előtt két héttel megszervezni). Ezeket az ötleteket / teendőket azonnal le kell jegyeznünk a szabadság dátumához, vagy a megfelelő naptár oldalra. Nyissunk egy Szabadság teendők oldalt is a naptárban található jegyzet oldalon, ahol az összes felmerülő teendőt lejegyezhetjük. Minden teendőt, fontos dolgot jegyezzünk le rögtön a felmerülés pillanatában.

Érdemes a szabadság alatt szükséges tárgyak listáját is elkészíteni egy külön jegyzetoldalon. Biztosak lehetünk abban, hogy ez a lista nagyon hasznos lesz a készülődés utolsó pillanataiban és így minimalizálhatjuk az otthon felejtett dolgok számát.

Példánkban a szabadságot vettük alapul, de bármely más program (tárgyalás, kiállítás, projekt, hivatalos külföldi út, stb.) esetén is érvényesek a fenti gondolatok.

A naptárakban az összesített naptárak mellett éves tervező naptárakat is talál, melyek még megfelelőbbek a fenti célok megvalósításra. Ezek használatáról következő blog bejegyzésünkben olvashat.

Filofax használata esetén a teendőket a To Do listákba írhatjuk.

http://www.myfilofax.hu/termekek/filofax/potlap/tennivalok

http://www.gyuruskalendarium.hu/termekek/filofax/gyurus-kalendarium-potlapok/tennivalok

Záró tanácsok:

      1.       Teljesen mindegy, hogy mit használunk, csak kezdjük el és folyamatosan használjuk a naptárt. Csak így érhető el a megfelelő időgazdálkodás.

      2.       Minden gondolatot, időpontot jegyezzünk fel.

      3.       Használjuk az összesített naptárt a hosszú távú tervezésre és rendszeresen vizsgáljuk felül a beírt időpontokat.

      4.       Az időpontokat időről-időre vezessük át a naptár oldalakra.

      5.       Használjuk a naptárban található jegyzetoldalakat Tennivalóink feljegyzésére. Filofax használata esetén a To Do listákat használjuk erre a célra. Mindig adjunk címet ezeknek az oldalaknak a későbbi visszakeresés megkönnyítése érdekében.

A következő részben a naptárakban található éves tervezőkről olvashatunk.

---

Would you like more time? You should want more time! Make more time!

It seems that all you hear from most people these days is that they lack time to do one thing or another:

• Not enough time for chores/duties
• Not enough time for family
• Not enough time for children
• Not enough time for sports
• Most important of all, not enough time for ourselves

We have already touched on this subject on our blog before.

There is no need to go into the details about the consequences whether lack of time affects our personal or our family life.

But if only we pay a little attention and strengthen our resolve, the solution will be at our fingertips. The name of this solution is time-management. Our philosophy: time-management and an organized life are the key to success.

In the first part of our series on time-management, we looked at the types of calendars, their advantages and characteristics.

Calendars are packed with even more useful sections than the actual calendar part, they offer numerous other functions which aid our goal of realizing optimal time-management.

Personal information

The first page of calendars is usually for recording some personal information. In today's times we all have to supply our personal information and various official data from time to time. These can be recorded on the informational page so they're always at hand and there's no need to sort through our wallet or data cards. Other information such as ICE (In Case of Emergency) and various public telephone numbers can also be found here.

The ruler printed on the edge of informational pages is a small but useful addition.

Optionally, you can supply your name and contact information on the personal info page. Although the publisher also warns about the risks of having actual personal information in your diary, this is your best chance of relying on an honest finder returning your Filofax, should you lose it.

Tip: it's a good idea to offer a finder's fee on the same page, this also raises the chances of our precious diary being returned to us.

This issue is already handled for us if we buy a Filofax diary, as every Filofax can be registered on the Filofax website. Using the registry number, if someone returns the diary to Filofax after finding it, the company will make arrangements to return it to its owner as well as compensating the honorable finder.

Summarized calendars

Summarized calendars aid in long-term planning and provide a quick overview of the whole year. This is useful for timing vacations, setting start and end dates for projects, and planning meetings well ahead.

Also included in our diaries is a summarized calendar of the current and the following calendar year, so if you want, you can plan two full years ahead. Reserved dates should be circled or highlighted, so you can see at a glance which dates have something planned in advance (see the illustration below).

Dates reserved in your summarized calendar should be transcribed periodically on your diary pages. This takes a little time but the invested effort will pay off, since you'll be reviewing planned dates each time and this way you can familiarize yourself with and get ready for important events well ahead.

An example: you decide to set your vacation time aside in March. In the summarized calendar you mark the two weeks in July 7-20. The next time you do any planning, you'll see at a glance that those two weeks are reserved. The moment your vacation time is finalized you also mark this time period on your diary pages.You can be sure that this will invoke all sorts of related thoughts: making reservations for accomodation, telling your grandparents in advance, sorting out who will water your plants while you're gone, etc. These thoughts will then require dates set aside for them (for example, accomodation should be planned before April, while watering plans can be sorted during the previous week). These thoughts and things-to-do should be written down immediately on your diary pages, either when you sort them out or the diary page of the dates in question. Open a Vacation section on the Notes pages and be sure to make a note of anything that comes into mind regarding your planned vacation, in the moment that it occurs to you.

You will find it handy to make a list of things you might need on vacation and write it down on a notepad. This list will also come in handy in the last moments of preparation and in minimising the number of things you forget to bring with you.

We used vacation as an example but the above thoughts can be applied to any other activity (appointments, exhibitions, projects, trips) 

In most diaries you will find not only a summarized calendar but also a yearly overview calendar, you can read more about these in our next blog entry.

When using a Filofax we can make notes about planned events in To-Do lists.

http://www.myfilofax.hu/en/products/filofax/fillings/todos

Closing tips:

1. It's virtually irrelevant what we decide to use, the most important thing is that we keep using our chosen diary. This is the only way to ensure we can manage our time.
2. We should write down all ideas, appointments, and To-Dos.
3. Make a habit of using the overview calendars for long-term planning and regularly go over the dates you have marked.
4. Transcribe these dates on your daily diary pages regularly.
5. Use the notes section in your diary to record your things-to-do. If using a Filofax, utilize the included To-Do lists to list tasks. Always label these pages at the top, for finding references easily later on.

In the next part of our series we will take a look at yearly planners in diaries.