A nap idézete

A nap idézete - Quote of the day
"Az időhiány valójában a fontossági sorrend hiánya."
"Lack of time is actually lack of priorities."
- Timothy Ferris

2015. október 27., kedd

Időgazdálkodás I. / Time-management I.


Akarsz több időt magadnak? Akarj több időt magadnak! Csinálj több időt magadnak!

Manapság szinte minden embertől azt lehet hallani, hogy nincs ideje valamire.
  •          Nincs elég idő a feladatokra.
  •          Nincs elég idő a családra.
  •          Nincs elég idő a gyerekre.
  •          Nincs elég idő sportolásra.
  •          És legfőképpen nincs elég ideje saját magára.
Mi is írtunk már erről blogunkban.

Nem kell részletesen kifejteni, hogy ez milyen eredményeket szül akár a családi életet, akár saját életvitelt vesszük számba.

A megoldás pedig rendelkezésre áll, csak egy kis odafigyelés és akarat szükséges. A megoldás neve: időgazdálkodás. Mottónk: az időgazdálkodás és a szervezett élet a kulcs a sikerhez!

Bármilyen eszköz (okostelefon, tablet, számítógép, naptár, Filofax) használatával a fenti gondok kezelhetőek, megoldhatóak. Nem kívánunk belemenni abba a vitába, hogy elektronikus vagy papír-alapú időgazdálkodási eszközt használjunk. Egy tanácsadó barátom szerint, maga a kérdés is rossz, mindkettőt használni kell a tökéletes időgazdálkodás eléréséhez. A kettő kiegészíti és segíti egymást.
Egy felmérés szerint az emberek jó része továbbra is nagyon szívesen használ papír-alapú terméket.

A kézzel történő írás előnyeiről is írtunk már:

Önmagában az a tény, hogy a teendőket, programokat leírjuk, már egy nagy segítség. A fontos az, hogy valóban mindig leírjuk, feljegyezzük a felmerülő eseményeket, teendőket és minden egyéb ötletet, gondolatot.

Most induló sorozatunkban azokat az eszközöket vesszük sorra, melyek az időgazdálkodás szerves részei és megtalálhatóak minden naptár vagy Filofax termékben és – többségük –az elektronikus eszközökben is.

Cikkünk utolsó részében olyan eszközöket is bemutatunk, melyek kombinálják a papír alapú és az elektronikai eszközök használatát.

Naptár


Az idő kordában tartása és a szükséges programok feljegyzése nem új keletű igény az emberiség történetében. Elfelejtünk dolgokat, ez teljesen természetes, ezért érdemes leírni. A kis cetlik használata is lehet megoldás, de azok könnyen elkallódnak és csak akkor nem találjuk őket, amikor éppen kellenek. Javasolt egy helyre felírni a teendőket, programokat, mely mindig kéznél van. Erre tökéletes eszköz a naptár.

A nyomtatott naptárakban minden fontos információ rendelkezésünkre áll. Ilyenek, például:

Információk
  •  Névnapok – így nem felejtjük el ismerőseinket, barátainkat felköszönteni.
  •   Az évből eltelt / hátralévő napok száma – fontos információ pénzügyi számítások készítése során, pl. kamatszámítás
  •    Napkelte, napnyugta – programok szervezése során hasznos információ
  •    Holdállások
  •   Összesített naptár a hónapról, mely segíti a tervezést.
  •  A hét száma – számos vállalat a hét száma alapján adja meg az időpontokat (pl. gyártás ütemezés)
Összesített naptár, napi teendők felírására alkalmas jegyzetrésszel és hét számozással

Milyen méretű és típusú naptárt használjunk?
A megfelelő méret és típus kiválasztása nagyon fontos tényező. Az igényeinknek megfelelő naptár használata segít abban, hogy a naptárt valóban használjuk, vagyis minden esetben használjuk. Nem vagyunk egyformák, így az igényeink is mások. A különböző munkakörök is, különböző naptár típust és méretet igényelnek. Szerencsére, számos méretben és típusban készülnek naptárak, így mindenki megtalálhatja az igényeinek megfelelőt.

Zsebnaptár
A zsebnaptárak a zsebben is elférnek így használatuk praktikus, hiszen mindig kéznél vannak. Fekvő és álló elrendezésben is készülnek. Azoknak javasoljuk, akik kevesebb számú napi programmal rendelkeznek. A fekvő elrendezés esetében nagyobb felületű jegyzetelési lehetőség is rendelkezésre áll.



Határidőnaplók
Több hely áll rendelkezésre az A5 és a még nagyobb, B5 méretű határidőnaplók esetében. Több program beírására alkalmasak, félórás időbeosztással.


A napi beosztású határidőnaplók esetében egy oldalon egy napot látunk (a hétvégék összevonásra kerülnek), így a napi programok mellé jegyzeteket is készíthetünk.

A heti naptárak esetében az egész hetet áttekinthetjük, egy dupla oldalon (oldalpáron) egy hetet látunk. Ez a típus a több programmal, tárgyalásokkal rendelkező felhasználók számára előnyös. Mesteremberek, üzletemberek, akik előre egyeztetnek időpontokat, általában ezt a típust használják.


Összefoglalva

A számunkra megfelelő típus kiválasztása után már csak a naptár színét és borítójának anyagát kell eldöntenünk és használatba is vehetjük a terméket. Ez is fontos tényező, hiszen egy szép terméket szívesebben használunk majd. 

Véleményünk szerint itt nem érdemes spórolni és egy olcsó, de kevéssé tetsző termékre költeni, hiszen ez a pár száz forintos tétel bőven visszahozza az árát, amikor segít szervezettebbé tenni életünket.

Filofax naptárbetétek
Amennyiben Filofaxot (gyűrűs kalendáriumot) használunk, még szerencsésebb helyzetben vagyunk. A Filofax – a világ vezető gyűrűs kalendárium gyártójaként – nagyon széles naptárválasztékot kínál. Emellett a Filofaxok széles méretválasztékban is kaphatóak, így biztosan találunk a céljainknak megfelelőt. A gyűrűs szerkezet kínálta rugalmasság (a lapok áthelyezhetősége) is nagy előnye a Filofaxoknak.

Típusok:

Heti beosztású, 1 hét / oldalpár elrendezésben.
Az egész hét áttekintésére, sok programmal rendelkezők számára.

Az egész hét áttekintésére, kevesebb programmal rendelkezők számára.

Egy nap áttekintésére és jegyzetek készítésére

Egy nap áttekintésére és jegyzetek készítésére

Külön kiemeljük a Filofax Business naptárbetéteket, melyek a komplett időgazdálkodás jegyében születtek:
http://www.myfilofax.hu/termekkereso?op=allwords&search=business&sort_by=title&sort_order=ASC

A papír alapú időgazdálkodás és a technika együttes használatát segítő eszközök
Amellett, hogy hangsúlyozzuk a kézzel írás jelentőségét, a technikai eszközök és a papír jól megférnek egymással életünkben és az időgazdálkodásban. A Filofax kiváló lehetőséget kínál a két eszköz együttes használatára a tablet tartóval rendelkező filofaxok megalkotásával.

Ezekben a gyűrűs kalendáriumokban egy kivehető - naptárral, elválasztó lapokkal és napjelölő vonalzóval ellátott - filofaxot, valamint jegyzettömböt, tolltartót és tablet tartót is találunk.


Záró tanácsok:
  1.         Teljesen mindegy, hogy mit használunk, csak kezdjük el és folyamatosan használjuk a naptárt. Csak így érhető el a megfelelő időgazdálkodás.
  2.         Minden gondolatot, időpontot jegyezzünk fel.
  3.         A kezdeti nehézségek kis önfegyelemmel áthidalhatóak és 1-2 hét után a dolog rutinná válik.
  4.         Tanulmányozzuk a naptártípusokat és a számunkra legmegfelelőbbet válasszuk.
  5.         Érdemes egy szép és minőségi terméket választani.
  6.     A naptár színe is fontos, hiszen – mivel mindig velünk lesz – „nem baj” ha illik ruházatunkhoz, egyéniségünkhöz.
Következő írásunkban a naptárak egyéb funkcióit tekintjük át, melyek szintén az Ön segítségére lehetnek az időgazdálkodásban.

---

Would you like more time? You should want more time! Make more time!

It seems that all you hear from most people these days is that they lack time to do one thing or another:
  • Not enough time for chores/duties
  • Not enough time for family
  • Not enough time for children
  • Not enough time for sports
  • Most important of all, not enough time for ourselves
We have already touched on this subject on our blog before.

There is no need to go into the details about the consequences whether lack of time affects our personal or our family life.

But if only we pay a little attention and strengthen our resolve, the solution will be at our fingertips. The name of this solution is time-management. Our philosophy: time-management and an organized life are the key to success.

Any of the accessories relevant to time-management (smartphones, tablets, PCs, calendars, Filofax) can help to solve the problems mentioned above. It is not in the scope of this article to go into whether paper or tech products are best or better. According to an advisor collegue of mine even this question is wrongly stated; both should be used to achieve optimal time-management. Paper and technical equipments should be used together and help each other. According to a previous study, most people still use paper products for time-management.

We have also blogged before about the advantages of writing by hand.

Even the simple fact of putting our tasks, to-dos and programs on paper by hand is a big help. What is even more important is that we should always put on paper our upcoming events, things to do, and all relevant thought and ideas.

In starting this series, our aim is to gather and list those methods which are an integral part of time-management and are a part of every Filofax products and diaries, and can also be found included in every electronic device.

In the last part of this article we'll show how some products can combine the use of paper and electronic accessories.

Diaries

Grabbing a hold on time and documenting activities is not a new concept in the history of mankind. Sometimes we all forget things, this is natural, this is why we write things down. Writing things down on pieces of paper is one solution, but these can easily get lost and not found right in the moment when we need them. This is why it's advantageous to keep writing in the same place, to list our thoughts and programs in a which is always at hand. Calendars and diaries are the perfect tool for this.

Most of the information we need every day is available in printed calendars, like this one:

  •  Name days - to prevent us from forgetting the anniversary of our friends' names.
  •  Days spent/remaining from the year - an important piece of information for accounting and financial calculations, eg. calculating interest
  •  Sunrise and sunset - good to know for the start and end of making plans
  •  Lunar phases - good to know when anticipating nightly programs
  •  Monthly summary on the calendar which helps in advance planning 
  • Number of the year - Many companies time dates according to the current number of the year's weeks (eg. production timing)
Other information
Calendar summary section, with space to make notes of daily events, plus number of week counter.

What calendar size and type should I use?
An important factor to decide is what size and type of calendar you should use. Choosing the correct size and type to suit our own needs ensures that we actually use our diary and that we use it under all circumstances. Since we are not alike, our needs are also different. And since our jobs are also not alike, our work area also demands different types of diaries. Fortunately there are diaries of all sizes and types, so everyone can choose the one that suits their needs most.

Pocket diaries
Pocket diaries are small enough to fit in your pockets, which is practical since they're always at hand. Depending on preference you can buy horizontal or vertical inside layouts. We recommend pocket calendars for those with relatively few daily obligations. Horizontal layouts also offer more space to make notes.



Agendas
If you need more space, A5 and B5 size agendas and diaries offer you just that. If you have relatively many things to do daily, the 30-minute spacing found in these will come in handy.

In daily agendas there is one day on a page (weekends are combined on one page), this leaves enough space to make notes about daily events.

In the case of weekly agendas, the whole week can be seen at a glance on a pair of pages (two pages). This type is best suited for people with more programs and appointments in a week. Craftsmen or businessmen, or those who often plan dates ahead typically use this type of diary.

http://www.goss.hu/en/products/calendar/diaries/diary

Summary

After deciding on the suitable size and type of calendar, all we have to choose is the colour and type of our diary's cover, and we're good to go. This is also an important decision to make, since you are always more likely to use a calendar with a nice cover.

We believe it's not worth to go for slightly cheaper options here, as a nicer diary that has a pleasing cover will see much more use than a slightly cheaper one. The cost will also see immediate returns as we begin to use the calendar for organising our time.

Filofax diary inserts
Your job will be even easier if you use a Filofax to keep organised. Filofax being the world's largest maker of organisers, you will have a much wider variety to choose from. Filofax also makes diary inserts in many different sizes, so they can fit no matter what size organiser you have. The ability to relocate pages in your organiser is also a big advantage.

Varieties:

Weekly diary layout, week-on-two-pages edition.
For easy viewing of the whole week, a good choice for those with a lot of appointments.

For easy viewing of the whole week, a good choice for those with not so many appointments during weekdays.

For easy viewing of one day, and making a lot of side notes 

For a good overview of each day, and making a lot of side notes

Filofax Business diary inserts deserve a special mention, these are designed to fully accomodate complete time-management.
http://www.myfilofax.hu/en/termekkereso?op=allwords&search=business&sort_by=title&sort_order=ASC

Products that combine the use of paper and electronic accessories to help time-management

Apart from emphasising the importance of writing by hand, managing our lives by both handwriting and using tech products is a useful method of time-management. Filofax gives you the perfect solution for combining the two, by offering filofaxes that come with a tablet holder, designed for simultaneous paper and electonic use.

These ring-based filofaxes are equipped with a removable diary, flyleaf, and ruler/daymarker, a complete filofax, as well as a notepad, pen holder and a plastic holder designed to secure your tablet.

Closing tips:
  1. It's virtually irrelevant what kind we decide to use, the most important thing is that we keep using our chosen diary. This is the only way to ensure that we can manage our time.
  2. You should write down all ideas, appointments, and To-Dos.
  3. The starting difficulties can easily be overcome with a little self-discipline. In 1- 2 weeks making notes will become your second nature.
  4. It pays off to study the types and sizes of diaries in order to make the perfect choice when you make a purchase.
  5. It also pays off to select a good, nice quality diary cover that is pleasing to look at.
  6. The colour of your diary is also important - since it will always be with you - it doesn't hurt if we choose a dominant colour matching our style and personality.
In the next part of this series we'll review the different functions in diaries that can help you perfect time-management.